Wir suchen, zunächst befristet bis zum 31.01.2027 mit Option auf Verlängerung/Entfristung, für die Leitung der Verwaltung des Goethe-Instituts Accra ab dem 01.01.2025 eine*n engagierte*n Kollegen*in.
Als Leiter*in der Verwaltung umfasst Ihr Aufgabengebiet im Wesentlichen:
Leitung des Arbeitsbereichs Verwaltung,
- Verantwortung für den allgemeinen Betriebsablauf, Qualitätsmanagement und Prozessoptimierung
- Personalführung und Fachaufsicht des Verwaltungsteams, inkl. Einsatzplanung, Führung von Jahresgesprächen und Personalentwicklung
- Zusammenarbeit und Unterstützung aller Arbeitsbereiche als Service-Einheit für die Abteilungen, insbesondere Unterstützung der Institutsleitung bei der Klärung fachlicher Fragen im Bereich Verwaltung und lokales Recht
Finanzwesen:
- Erstellung und Eingabe von Budgetplanungen, Hochrechnungen und Budgetverschiebungen in Zusammenarbeit mit der Institutsleitung
- Finanzcontrolling und Liquiditätsmanagement, u.a. Zuständig für die Überwachung der Wirtschaftlichkeit von Ausgaben, Aussteuerung des Budgets zum Jahresende, Unterstützung bei der Aussteuerung von Sonder- und Drittmitteln, Monitoring und Klärung von offenen Posten (Debitoren & Kreditoren), Erstellung von Statistiken und Berichten, Zwischen- und Jahresabschlüsse, Kassenprüfungen
- Abrechnungswesen / Buchhaltung: Zuständig u.a. für Validierung von Rechnungen, Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Bankbuchhaltung, Kassenbuchhaltung, Gehaltsbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Sachkontenbuchhaltung, Korrekturbuchungen in SAP & DOXIS in Zusammenarbeit mit Buchhalter
- Zahlungsverkehr: Zuständig für Kassenführung und Onlinebanking
- Sicherstellung von Compliance, insbesondere Prüfung von zahlungsbegründenden Unterlagen und Durchführung von Schulungen zu Verwaltungsvorschriften für alle Mitarbeitenden des Instituts
Personalwesen:
- Personalverwaltung, einschließlich Prüfung und Einhaltung der arbeits- und steuerrechtlichen sowie der sozialversicherungsrechtlichen Bedingungen des Gastlandes
- Zuständig für die Abwicklung von Personalmaßnahmen, wie Einstellung, Kündigung, Onboarding, Offboarding, inkl. Aktualisierung des Unterschriftenprobenblattes, Aktualisierung des GVP und Unterstützung bei der Erstellung von Übergabeprotokollen
- Prüfung und Aktualisierung von Standarddokumenten, wie Musterverträgen, Arbeitsbedingungen und Vergütungsschema in Zusammenarbeit mit der Institutsleitung
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Personalkostencontrolling, Pflege von 4 PLAN
- Personalaktenführung nach lokalem Recht
- Führung einer Anwesenheits-/Abwesenheitskartei
- Zuständig für die Pflege von OKSS
Grundsatz-, Rechts- und Sicherheitsangelegenheiten:
- Überwachung der Einhaltung der gesetzlichen Sicherheitsvorschriften
- Zuständig für die Überprüfung und Aktualisierung des Krisenkalenders des Instituts und Dienstbereitschaft bei Krisen
- Zuständig für das Vertragswesen, insbes. Miet-, Kauf-, Leasing-, Rahmen- und Versicherungsverträge im Verwaltungsbereich, hier v.a. Umsetzung des Vergaberechts und Vertragsverhandlungen
- Mitwirkung bei der Bearbeitung von Status- und Steuerfragen sowie von Fragen des Arbeitsrechts
Liegenschaftsverwaltung und Beschaffung:
- Gebäudemanagement, insbes. Koordinierung von Bauunterhaltung und Baumaßnahmen, u.a. BBN-Beantragung und Angebotseinholung und Zuständig für die Steuerung der externen Dienstleister im Verwaltungsbereich (z.B. Sicherheit, Gärtnerarbeiten)
- Mitwirkung bei der Aktualisierung des ASR-Programms
- Koordination der IT-Infrastruktur;
- Zuständig für die Ausstattung des Instituts, insbes. Investitionen, Anschaffungen, Inventarisierung und Aussonderungen
- Zuständig für Import/Export und Klärung von Zollfragen
Anforderungen:
- Abgeschlossenes Studium mit Schwerpunkt Verwaltungsfachwirt, BWL, Finanzen, HR, Management oder ähnliche verwaltungstechnische Ausrichtungen
- Mehrjährige Berufserfahrung in leitender Tätigkeit sowie fundierte Kenntnis in kaufmännischer Buchhaltung
- Ein ausgeprägtes Zahlenverständnis und IT-Affinität, v.a. sehr gute Kenntnisse in SAP (FI und CO) und den gängigen Office-Anwendungen oder/sowie die Bereitschaft, sich in diese Anwendungen und weitere relevante Programme und hausinterne Systeme schnell einzuarbeiten.
- Ausgeprägte Arbeitsorganisation und Managementkompetenz
- Kenntnisse der rechtlichen Strukturen in Ghana und verwaltungstechnischer Rahmenbedingungen sind von Vorteil
- Sehr gute Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse
- Bereitschaft zur Erweiterung von Fachkenntnissen (Planungs- und Steuerungsinstrumente des Goethe-Instituts) sowie von Sprachkenntnissen
- Freude am Umgang mit Menschen, hohe soziale und interkulturelle Kompetenz, Teamorientierung und sehr gute Kommunikationsfähigkeit
- Hohe Belastbarkeit und Resilienz
- Bewerber*innen ohne ghanaische Staatsangehörigkeit sollten idealerweise im Besitz einer gültigen Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis sein.
Was wir bieten:
- Abwechslungsreiche Aufgaben in einer großen Organisation im Sprach- und Kulturbereich
- Kollegiale Atmosphäre am Arbeitsplatz
- Fortbildungen in Ghana und in der Region Subsahara Afrika sowie digital
- Flexible und ergebnisorientierte Arbeitsprozesse
- Anstellung nach ghanaischem Recht
Als Arbeitgeber setzt sich das Goethe-Institut für eine vielfältige und integrative Gemeinschaft ein. Wir begrüßen Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Geschlecht, Weltanschauung, Behinderung und sexueller Identität.
Hinweise zum Bewerbungsverfahren:
Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben und Lebenslauf mit Foto
auf Deutsch, Zeugnisse und Referenzen)
bis zum 24.10.2024 ausschließlich an folgende E-Mail-Adresse:
Maximilian.Roettger@goethe.de (Betreff: „Verwaltungsleitung“).
