Im Arbeitsalltag kommunizieren
Wie kann man im Arbeitsalltag professionell kommunizieren? Lesen Sie.
Ob man sich in der Arbeit duzt oder siezt, hängt von Firma und Branche ab. In der Computerbranche ist es üblich, sich zu duzen, bei Banken eher nicht. Mit dem „du“ soll das Teamgefühl gestärkt werden. Siezen sorgt für Distanz, kann aber Vorteile haben, etwa in Konfliktsituationen. Gibt es keine Regeln, gilt: Höhere Mitarbeitende und Ältere oder Mitarbeitende, die schon länger in der Firma sind, bieten das „du“ an.
Im Berufsalltag gibt es viele Anlässe für Smalltalk, z.B. Pausen, Firmenfeiern oder das Warten auf den Beginn eines Meetings. Passende Themen sind das Wetter, die Familie, Freizeit, Hobbys, Haustiere oder berufliche Ereignisse wie Geschäftsreisen, Meetings, Projekte oder Firmenfeiern. Themen wie schwere Krankheiten, Gehalt, politische oder religiöse Überzeugungen sollte man vermeiden. Generell sollte man in solchen Gesprächen nie andere diskriminieren.
Meetings oder Konferenzen dienen dazu, Informationen auszutauschen und Arbeitsprozesse voranzubringen. Deshalb sollten sie effektiv und ergebnisorientiert sein. Man sollte pünktlich und vorbereitet kommen, sich auf die Diskussion konzentrieren und nicht nebenbei E-Mails lesen. Am besten schaltet man sein Smartphone ganz aus. An der Diskussion sollte man sich aktiv beteiligen und dabei allgemeine Gesprächsregeln beachten und stets höflich und sachlich bleiben.
Für Videokonferenzen gelten ähnliche Regeln wie für Meetings. Man sollte sich an einem aufgeräumten Tisch vor neutralem Hintergrund präsentieren und sich wie im Büroalltag kleiden. Während des Gesprächs sollte man auf einen guten Abstand zur Kamera sowie einen positiven Gesichtsausdruck achten, auch, wenn Dokumente geteilt werden. Man kann ruhig etwas langsamer und deutlicher sprechen. In längeren Sprechpausen kann man Störgeräusche verringern, indem man das Mikrofon stumm schaltet.
Beim Telefonieren fehlen Mimik und Gestik, die das Verständnis unterstützen. Deshalb sollte man besonders klar und höflich kommunizieren, vor allem, wenn man den Gesprächspartner / die Gesprächspartnerin nicht persönlich kennt. Das hinterlässt einen guten Eindruck und vermeidet Missverständnisse, was besonders bei Kundentelefonaten wichtig ist. Wenn man einen offiziellen Anruf entgegennimmt, meldet man sich mit vollem Namen und nennt auch den Firmennamen und eventuell die Abteilung.
