Datenschutzhinweise für Online-Meetings via "Zoom"

Wir möchten Sie über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von "Zoom" informieren.

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen "Zoom" zur Durchführung von Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinaren (im Folgenden: "Online-Meetings"). "Zoom" ist ein Dienst von Zoom Video Communications, Inc. mit Sitz in den USA.

Zuständige Behörde

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung im Rahmen von "Online-Meetings" ist das Goethe-Institut e.V., Oskar-von-Miller-Ring, 18, 80333 München (im Folgenden "wir").

Bitte beachten Sie: Wenn Sie die Website "Zoom" aufrufen, ist der Anbieter von "Zoom" für die Datenverarbeitung verantwortlich. Der Aufruf der Website ist für die Nutzung von "Zoom" jedoch nur notwendig, um die Software für die Nutzung von "Zoom" herunterzuladen.

Sie können "Zoom" auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten für das Meeting direkt in der "Zoom"-App eingeben.

Wenn Sie die "Zoom"-App nicht nutzen wollen oder können, können Sie die Grundfunktionen auch über eine Browserversion nutzen, die Sie ebenfalls auf der "Zoom"-Website finden.

Bei der Teilnahme über ein Smartphone muss die App "Zoom" im Voraus installiert werden.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von "Zoom" werden verschiedene Arten von Daten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt auch von den Angaben ab, die Sie vor oder während der Teilnahme an einem Online-Meeting machen.

Die folgenden personenbezogenen Daten werden verarbeitet:

Informationen über den Benutzer:

Für Organisatoren der Online-Veranstaltungen gilt:

Verarbeitet werden der Benutzername, ggf. das Profilbild und die Emailadresse

Für Teilnehmer an den Online-Meetings gilt:

Benutzernamen und E-Mail. Der Benutzername muss während der Online-Sitzung unverändert bleiben. Wir überprüfen oder speichern diese Informationen nicht.

Metadaten der Sitzung: Betreff, Beschreibung (optional), Benutzer-IP-Adresse, Geräte- /Hardware-Informationen, Ort und Dauer der Nutzung

Für Audio- und Videoaufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufzeichnungen, M4A-Datei aller Audioaufzeichnungen, Textdatei des Meeting-Chats.

Bei Einwahl per Telefon: Informationen über die ein- und ausgehende Rufnummer, Name des Landes, Start- und Endzeit des Anrufs. Bei Bedarf können zusätzliche Verbindungsdaten wie die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Möglicherweise können Sie in einem Online-Meeting die Chat-, Frage- oder Umfragefunktionen nutzen. Insoweit werden Ihre Texteingaben verarbeitet, um sie im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden die Daten des Mikrofons Ihres Endgerätes und einer eventuellen Videokamera des Endgerätes für die Dauer des Meetings verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die "Zoom"-Anwendungen ausschalten oder stummschalten.

Um an einer Online-Sitzung teilzunehmen oder den "Sitzungsraum" zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Benutzernamen machen.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden "zoom", um "Online-Meetings" abzuhalten. Wenn wir "Online-Meetings" aufzeichnen wollen, werden wir Sie im Voraus transparent informieren und - falls erforderlich - um Ihre Zustimmung bitten. Falls eine Aufzeichnung läuft, wird sie auch in der "Zoom"-App angezeigt.

Wenn die Aufzeichnung der Ergebnisse von Online-Sitzungen erforderlich ist, protokollieren wir den Inhalt des Chats. In der Regel wird dies jedoch nicht der Fall sein.

Im Falle von Webinaren können wir auch Fragen von Webinarteilnehmern zum Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung des Webinars verarbeiten.

Wenn Sie als Nutzer bei "Zoom" registriert sind, können Berichte über "Online-Meetings" (Meeting-Metadaten, Telefon-Einwahldaten, Fragen und Antworten von Webinaren, Umfragen von Webinaren) bis zu einem Monat bei "Zoom" gespeichert werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO wird nicht verwendet.

Streaming: Wir können von der Möglichkeit Gebrauch machen, die "Online-Meetings" auf externen Plattformen zu streamen, z. B. auf Facebook oder YouTube. In diesem Fall werden wir Sie im Voraus um Ihre Zustimmung bitten.

Veröffentlichung der Aufnahmen: Die aufgezeichneten Videos können auf der Website Goethe.de oder über den YouTube-Kanal des Goethe-Instituts veröffentlicht werden, auch hierüber werden wir Sie vor der Veröffentlichung informieren und um Ihre Zustimmung bitten.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Sofern personenbezogene Daten von Mitarbeitern des Goethe-Instituts verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Sofern im Zusammenhang mit der Nutzung von "Zoom" personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind, aber dennoch elementarer Bestandteil der Nutzung von "Zoom" sind, ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung Art. 6 (1) f) DSGVO. Unser Interesse liegt in diesen Fällen in der effektiven Durchführung von "Online-Meetings".

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von "OnlineMeetings" Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, sofern die Besprechungen im Rahmen von Vertragsverhältnissen durchgeführt werden.

Sollte kein Vertragsverhältnis bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs.. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier liegt unser Interesse in der effektiven Durchführung von "Online-Meetings"

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die in "Online-Meetings" verarbeitet werden, werden in der Regel nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, sie sind ausdrücklich zur Weitergabe bestimmt.

Andere Empfänger: Der Anbieter von "Zoom" erhält notwendigerweise Kenntnis von den vorgenannten Daten, soweit dies in unserem Auftragsverarbeitungsvertrag mit "Zoom" vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

"Zoom" ist ein Dienstleistungsunternehmen aus den USA. Die Verarbeitung personenbezogener Daten findet daher auch in einem Drittland statt. Wir haben mit "Zoom" einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der den Anforderungen des Art. 28 DSGVO ERFÜLLT.

in angemessenes Datenschutzniveau wird durch den Abschluss der EUStandardvertragsklauseln gewährleistet. Sie können eine Kopie dieser Klauseln bei uns anfordern, indem Sie eine E-Mail an datenschutz@goethe.de senden. Als zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen haben wir unseren Zoom so konfiguriert, dass er für die Durchführung von "Online-Meetings" nur Rechenzentren in der EU, im EWR oder in sicheren Drittländern wie Kanada oder Japan nutzt.

Für Teilnehmer aus Drittstaaten erfolgt die Datenübermittlung auf Grundlage von Art. 49 (1) S. 1 b) DSGVO.

Kontakt zum Datenschutzbeauftragten

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten ernannt. Sie können sie wie folgt erreichen:

Datenschutzbeauftragter
Goethe Institut e.V., Oskar-von-Miller-Ring 18, 80333 München
datenschutz@goethe.de

Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben das Recht auf Zugang zu den Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich jederzeit an uns wenden, um Auskunft zu erhalten.

Bei nicht schriftlichen Auskunftsersuchen bitten wir um Ihr Verständnis, dass wir von Ihnen Nachweise verlangen können, die belegen, dass Sie die Person sind, die Sie vorgeben zu sein. Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Sie dazu gesetzlich berechtigt sind.

Schließlich haben Sie das Recht, der Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen zu widersprechen.

Sie haben auch ein Recht auf Datenübertragbarkeit im Rahmen der Datenschutzbestimmungen.

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten, wenn keine Notwendigkeit zur weiteren Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten zur Erfüllung vertraglicher Leistungen, zur Prüfung und Gewährung oder Abwehr von Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüchen noch benötigt werden. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns zu beschweren.

Änderung dieses Datenschutzhinweises

Wir überarbeiten diese Datenschutzerklärung bei Änderungen in der Datenverarbeitung oder anderen notwendigen Änderungen. Die jeweils aktuelle Version finden Sie auf dieser Website.

Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie hier: Datenschutz- und Einwilligungs-erklärung des Goethe-Instituts e.V. - Goethe-Institut Deutschland