Tuyên bố về việc xử lý dữ liệu nhân thân
Aktenzeichen: 916820220016
Formular Nr. 002.1 AMIF 11/2021
Những thông tin dưới đây về xử lý những dữ liệu nhân thân khi cơ quan quản lý của AMIF triển khai hỗ trợ các dự án trong chương trình quốc gia của Đức thuộc Quỹ Tị nạn, di cư và hòa nhập (AMIF) và trong khuôn khổ các cuộc kiểm tra có thể có của những cơ quan nêu dưới đây sẽ được cung cấp cho Quý vị theo Điều 13 và 14 Pháp lệnh Bảo vệ dữ liệu nhân thân 2016/679 của EU (Pháp lênh cơ bản về Bảo vệ dữ liệu DSGVO).
1. Mục đích và cơ sở pháp lý của việc xử lý dữ liệu nhân thân
Trong khuôn khổ Quy tắc tài trợ quốc tế của AMIF, Cơ quan quản lý của AMIF quản lý kinh phí tài trợ từ châu Âu. Cơ quan này cấp các khoản tài trợ cho các đơn vị bên ngoài thực hiện dự án. Cơ sở pháp lý cho việc tài trợ là các pháp lệnh 2021/1060 và 2021/1147 của EU, cũng như các quy định thực hiện và những quy định về quy trình có hiệu lực được Ủy ban EU ban hành trên cơ sở các pháp lệnh nêu trên.Việc xử lý các dữ liệu nhân thân được tiến hành trên cơ sở Điều 4 Pháp lệnh 2021/1060 của EU kết hợp với Điều 6 khoản 1 lit. e DSGVO phù hợp với Pháp lệnh 2016/679 của EU hoặc Pháp lệnh 2018/1725 của EU. Dữ liệu nhân thân được xử lý nhằm mục đích đăng ký người nộp đơn trên công cụ quản lý ITSI, nộp đơn, quyết định, chi trả, quản lý và giám sát các khoản tài trợ cho người nộp đơn. Ngoài ra dữ liệu nhân thân còn phục vụ cho việc ghi chép tư liệu về việc sử dụng kinh phí tài trợ. Việc xử lý được tiến hành trên những máy chủ của Trung tâm kỹ thuật thông tin BUND (ITZBund) của Liên bang trong khuôn khổ nhiệm vụ xử lý theo Điều 28 DSGVO.
2. Các nhóm cơ quan tiếp nhận dữ liệu nhân thân
Việc xử lý dữ liệu nhân thân trên cơ sở Điều 4 Pháp lệnh 2021/1060 của EU kết hợp với Điều 6 khoản 1 lit. e DSGVO bao gồm việc cung cấp các dữ liệu của đơn đề nghị tài trợ đến các cơ quan/hội đồng chuyên môn của Liên bang và các bang tham gia quá trình phê duyệt, cũng như bao gồm thông tin về một khả năng đồng tài trợ của một cơ quan khác đối với đơn đề nghị tài trợ dự án, quyết định phê duyệt tài trợ của Cơ quan quản lý của AMIF và bằng chứng về việc sử dụng tài trợ.Trong trường hợp cần thiết, các cơ quan thẩm tra sẽ tiến hành một lần xử lý dữ liệu nhân thân nữa cho mục đích thẩm tra. Cơ sở pháp lý trong trường hợp đó cũng là Điều 4 Pháp lệnh 2021/1060 của EU kết hợp với Điều 6 khoản 1 lit. c và e DSGVO và Điều 44 BHO.
Nhằm loại bỏ việc lạm dụng tài trợ của nhà nước để bảo vệ Quy chế cơ bản về tự do - dân chủ, dữ liệu nhân thân của người làm đơn có thể được chuyển đến Cơ quan Bảo vệ hiến pháp Liên bang trên cơ sở Điều 3 Luật bảo vệ dữ liệu liên bang kết hợp với Điều 6 khoản 1 lit. c và e DSGVO.
Những cơ quan tiếp nhận trên có thể được phân nhóm như sau:
- Các bộ của Liên bang và các bang hoặc các cơ quan trực thuộc, cũng như cơ quan đặc trách của Liên bang,
- Các cơ quan nhà nước, cũng như các tổ chức khác đồng tài trợ dự án,
- Các cơ quan thẩm tra:
- Cơ quan thẩm tra Quỹ EU (AMIF),
- Ủy ban EU hoặc đại diện của cơ quan này,
- Cơ quan Kiểm toán châu Âu,
- Cơ quan chống gian lận châu Âu (OLAF),
- Cơ quan Kiểm toán Liên bang
3. Xác định khái niệm
Theo Điều 4 mục số 2 DSGVO khái niệm „xử lý“ mô tả mỗi chu trình được thực hiện có hoặc không có sự trợ giúp của quy trình tự động hóa, hoặc mỗi một loạt những chu trình như vậy liên quan đến dữ liệu nhân thân, như thu thập, nắm bắt, tổ chức, sắp xếp, lưu giữ, chỉnh lý hoặc sửa đổi, chọn lọc, truy hỏi, sử dụng, công khai hóa thông qua việc chuyển giao, phát tán hoặc một hình thức cung cấp khác, thông qua việc đối chiếu hoặc kết nối, hạn chế, xóa hoặc hủy. Dữ liệu nhân thân theo Điều 4 mục số 1 DSGVO là tất cả những thông tin liên quan đến việc xác định nhân thân hoặc có thể xác định được nhân thân một thể nhân (sau đây gọi là „người liên quan“); Một thể nhân được coi là có thể xác định được nhân thân, khi có thể trực tiếp hoặc gián tiếp xác định được nhân thân của người đó, đặc biệt dựa trên những đặc điểm như tên tuổi, số nhận dạng, các dữ liệu về địa bàn, nhận dạng Online hoặc dựa trên một hoặc nhiều đặc điểm khác thể hiện nhân thân về vật lý, sinh lý, di truyền, tâm lý, kinh tế, văn hóa hoặc xã hội của thể nhân này.Trong các dự án được AMIF tài trợ, những người liên quan theo tinh thần của DSGVO là những người làm việc tại đơn vị tiếp nhận tài trợ và đơn vị đối tác hợp tác, là đơn vị thứ cấp thực hiện hợp đồng, các tình nguyện viên làm việc cho dự án, cũng như những người thuộc nhóm đối tượng của dự án.
4. Các nhóm dữ liệu nhân thân được xử lý
Cơ quan quản lý của AMIF chỉ xử lý những dữ liệu nhân thân của những người liên quan đến việc xin tài trợ và chấp thuận tài trợ từ AMIF.Đối với những nhân viên làm việc cho dự án về nguyên tắc sẽ thu thập và lưu giữ những dữ liệu sau đây: Họ và tên, công việc trong dự án, số nhân sự (nếu có), ngày sinh, tình trạng hôn nhân, nhóm lương theo thỏa ước lao động tập thể (TVÖD), mô hình thời gian làm việc và mức lương nhận được.
Đối với đơn vị thứ cấp thực hiện dự án và người tình nguyện làm việc cho dự án về nguyên tắc sẽ thu thập và lưu giữ những dữ liệu sau đây: Họ và tên, địa chỉ, đối tượng hợp đồng (công việc và mối liên quan đến dự án), quy mô làm việc (v/d số giờ làm việc / ngày), lương (v/d lương giờ). Đối với những người thuộc nhóm đối tượng về nguyên tắc sẽ thu thập và lưu giữ những dữ liệu nhân thân sau đây: Họ và tên, ngày sinh, giới tính, đến từ nước nào, quốc tịch, loại và số giấy phép lưu trú hoặc giấy phép tạm dung.
5. Bảo quản và xóa dữ liệu
Hồ sơ dự án sẽ được bảo quản hoặc lưu giữ trong khoảng thời gian 10 năm kể từ khi kết thúc dự án. (Điều 31 khoản 2 Quy tắc tài trợ của AMIF). Sau khi kết thúc thời hạn này dữ liệu nhân thân sẽ được xóa.6. Quyền của những người liên quan
Mỗi một người liên quan khi làm đơn yêu cầu, có những quyền sau đây liên quan đến những dữ liệu nhân thân được xử lý, nếu những điều kiện tương ứng được đáp ứng:- Nhận thông tin về việc xử lý (Điều 15 DSGVO)
- Chỉnh sửa những dữ liệu sai (Điều 16 DSGVO)
- Xóa những dư liệu không cần thiết nữa (Điều 17 DSGVO)
- Hạn chế xử lý (Điều 8 DSGVO)
- Chuyển giao dữ liệu (Điều 20 DSGVO)
- Phản đối việc xử lý (Điều 21 DSGVO)
7. Cơ quan chịu trách nhiệm theo tinh thần Luật bảo vệ dữ liệu và địa chỉ liên hệ
Khi quản lý các khoản tiền tài trợ của AMIF, Cơ quan quản lý của AMIF trực thuộc Cơ quan Di cư và Tị nạn Liên bang là đơn vị chịu trách nhiệm bảo đảm công tác bảo vệ dữ liệu. Cơ quan quản lý của AMIF có địa chỉ như sau:Bundesamt für Migration und Flüchtlinge
AMIF-Verwaltungsbehörde (Referat 92E)
Frankenstraße 210
90461 Nürnberg
AMIF2021-2027@bamf.bund.de
Bộ phận phụ trách việc bảo vệ dữ liệu sẵn sàng trả lời những câu hỏi cụ thể về bảo vệ dữ liệu:
Datenschutzbeauftragter@bamf.bund.de
8. Cơ quan Liên bang đặc trách về bảo vệ dữ liệu và tự do thông tin
Khi một người liên quan cho rằng, trong khi các đơn vị, cơ quan của Liên bang thu thập, xử lý hoặc sử dụng dữ liệu nhân thân của người đó, quyền của người đó đã bị xâm phạm, thì theo Điều 77 ff DSGVO người đó có thể khiếu nại lên cơ quan giám sát có thẩm quyền. Cơ quan giam sát có thẩm quyền trên bình diện Liên bang theo Điều 51 ff. DSGVO là:Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI)
Graurheindorfer Str. 153
53117 Bonn
poststelle@bfdi.bund.de